功能特色
Q1、請問 teamKube 工作管理系統在會議的前、中、後三階段能為我做些什麼？
Q2、teamKube 工作管理系統所提供的會議型態有哪幾種？
Q3、用 teamKube 交辦時，有層級限制嗎？
Q4、召開定期會議時，應如何用 teamKube 工作管理系統檢討決議事項呢？
Q5、一定要登入 teamKube，才能交辦或留存工作過程嗎？
Q6、我們公司在國內外都有據點，teamKube 工作管理系統可否滿足跨國企業的需求？
Q7、用 teamKube 分派工作或回報處理記錄後，能用哪些方式通知相關人員？
Q8、teamKube 的 SMS 簡訊通知模組是否必須配合特定業者？
Q9、teamKube 的 PlzHelp 手機模組是什麼？
Q10、使用 PlzHelp 有哪些優點呢？
Q11、用 teamKube 交辦事項，是否可以轉指派或修改給其他人處理？
Q12、teamKube 是否有提供報表功能？
Q13、透過 teamKube 交辦時，是否可以附加文件？
Q14、teamKube 在工作管理上，是否有稽催或提醒機制？
Q15、所有的工作進度、檔案都放到 teamKube 上後，要如何蒐尋需要的資料？
Q16、我們已經用 excel、word 整理待辦追蹤項目，為什麼要改用 teamKube 工作管理系統進行工作整理？
Q17、使用 teamKube 是否可以看到同事工作的情況嗎？
Q18、我用 MSN 也可以線上討論，為什麼要使用 teamKube？
Q19、teamKube 如何處理資料權限的設定？
Q1、請問 teamKube 工作管理系統在會議的前、中、後三階段能為我做些什麼？top
Q2、teamKube 工作管理系統所提供的會議型態有哪幾種？top
| 應用情境 | teamKube 工作管理系統可協助的地方 | 開會時需要的設備 |
|---|---|---|
實體會議 -維持原有會議習慣 |
會後
紀錄人員將整理好的電子檔會議紀錄，或紙本掃描檔案等放至 teamKube 工作管理系統集中管理
紀錄人員將追蹤項目建檔分派， 可隨時瞭解各項事務的最新執行狀況 |
無須特殊設備 |
實體會議 -帶著 teamKube 工作管理系統一起討論 |
會前
會中
會後
|
電腦、網路、投影機(可提升會議效果) |
網路會議 -同步 |
適合虛擬組織、遠距團隊會前
會中
團隊進行線上討論，且保留完整的對話紀錄 會後
|
電腦、網路 |
Q3、用 teamKube 交辦時，有層級限制嗎？top
沒有限制。teamKube 工作管理平台的設計理念，就是想協助知識工作者處理企業非結構化流程的問題，現實世界的工作往往是動態的，在不同階段需要跟不同成員合作，分享創意與經驗。所以，每個任務的負責人可視工作需求，將交辦工作予以延伸或將計畫拆解成許多細項後，分辦給其他人，收到工作的夥伴或部門，也能再次依需要進行任務拆解，無限層的分辦設計，搭配 teamKube 沒有依據職權或職責劃分成員的特色，除了方便組織內資訊與合作的水平整合與垂直整合外，更能彈性配合知識工作者面對各種工作流程與分工規劃。
teamKube 不只是交辦可往下延伸出子交辦，如有需要，也能從中進行子會議或子活動，反之，也能在會議或活動衍生子交辦，除能以群組的方式系統化呈現外，也讓工作不受限制，符合實際工作流程的樣貌。
Q4、召開定期會議時，應如何用 teamKube 工作管理系統檢討決議事項呢？？top
我們的會議功能可設定為單次性或週期性會議，同時，如果您有需要，也能在會議中設定跟隨的列管表，將需列管工作事項彙整進去後，會後就能集中管理待辦或待決議的工作事項，會前也能輕鬆彙整所有工作的最新執行情況，方便會議上檢討工作執行進度的需求。
Q5、一定要登入 teamKube，才能交辦或留存工作過程嗎？top
不一定。工作交辦上，目前 teamKube 的任務交辦管道有三個，分別是「teamKube 系統」、「email」、「手機(PlzHelp)」。除了登入 teamKube 系統開始交辦外，teamKube 工作團隊貼心地為習慣使用 email 接收和分派工作的您，設計了 email 交辦的方式，讓信件的交辦內容自動進入 teamKube 並直接通知相關人員進行處理。此外，您也能為您的Andriod 或 iPhone 手機安裝 teamKube 專屬的手機模組 PlzHelp，您能透過 PlzHelp 輕易交辦工作、掌握工作進度等。
但回報工作的詳細處理記錄，仍需要登入 teamKube 工作管理系統。
Q6、我們公司在國內外都有據點，teamKube 工作管理系統可否滿足跨國企業的需求？top
可以，因為 teamKube 工作管理系統系統有三項特點：
- web-based 的系統：只要在伺服器上安裝 teamKube， 使用者透過瀏覽器 (如：Firefox、IE) 登錄正確帳號密碼連上伺服器即可使用，不受地域的限制。
- 多國語言的設計：teamKube 工作管理系統內建繁體中文、簡體中文與英文介面，使用者可根據需要自行切換介面顯示。
- 個人化的時區設定： teamKube 工作管理系統使用者可設定自己的時區，方便管理自己的工作。
Q7、用 teamKube 分派工作或回報處理記錄後，能用哪些方式通知相關人員？top
teamKube 工作管理系統的訊息通知方式有三，除系統內的即時通知與處理記錄頁籤外，您也能透過 email 通知相關人員，更可採用 teamKube 的簡訊模組，以 SMS 通知不在辦公室的同事工作事項或執行進度，讓重要的資訊立即傳達無斷點。
個別使用者也能透過個人的偏好設定，決定是否要開啟「簡訊通知」的選項。
Q8、teamKube 的 SMS 簡訊通知模組是否必須配合特定業者？top
不用。teamKube 的 SMS 簡訊通知模組可配合所有公司的電信廠商進行介接。
Q9、teamKube 的 PlzHelp 手機模組是什麼？top
PlzHelp 手機模組是 teamKube 工作團隊為了體貼行動商務族群，無論是使用 Andriod 或 iPhone 手機，都可透過 teamKube、iTunes App Store 等管道下載合適的軟體安裝，安裝完成後，您就能透過手機進行工作分派或接受最新的工作進度。
Q10、使用 PlzHelp 有哪些優點呢？top
為您的智慧型手機安裝 teamKube 的手機模組 PlzHelp 後，就能搭配手機的照相、錄音與錄影功能，讓資訊傳遞更清晰、更簡易。系統上更新的處理進度，也能同步傳送到您的手機中，讓您能更機動性地安排其他工作。
teamKube 已為您將所有的影音格式轉存成 MP3 或 MP4 格式，搭配串流播放(streaming broadcasting)的技術，讓使用者不用轉檔、不用下載就能輕易讀取檔案。
Q11、用 teamKube 交辦事項，是否可以轉指派或修改給其他人處理？top
可以。您有兩種方式：
- 使用子交辦：舉例來說，您收到一件複雜的任務，您需要其他同仁或其他部門協助處理才能完成工作。那麼，您可以使用子交辦的功能，將任務拆解後再分派出去。使用子交辦的功能，您能掌握工作分派後的執行狀況，並輕易彙整工作同仁回覆的資訊後，再向上呈報給這筆工作的指派人員。對指派工作的人員而言，他也能在有權限許可的範圍下，透過 teamKube 知道您拆解工作的過程與內容。
- 修改負責人：舉例來說，您收到一筆不屬於您工作職掌範圍的任務，但您發現這筆工作應屬於另一個部門負責，那麼，您可直接透過 teamKube 中的「意見與迴響」與指派者溝通，請他修改負責人，讓工作能正確地分配給合適的人員。同時，系統對於資料的意動都有詳細的記錄，包括修改時間、人員的變動過程，如有問題需要查核，都能隨時確認。
Q12、teamKube 是否有提供報表功能？top
有。teamKube 目前提供下列報表，讓使用者的辛苦工作成果得以完整呈現，並協助管理工作進度。
- 逾期未完成
- 逾期完成
- 各人未完成項目清單
- 列管表匯出
- 首頁總覽表匯出
如果這些報表還不夠，您可利用綜合查詢，自行定義查詢條件，進行報表匯出。
Q13、透過 teamKube 交辦時，是否可以附加文件？top
可以。工作交辦時，常需要透過附加文件補充說明工作內容，teamKube 也為您提供了這類功能，您能將各種「檔案」(如：office 文件、圖片檔、PDF檔或影音檔)或「網頁連結」作為附加檔案，將工作傳送出去。
若想正常閱讀文件，則 client 端也需備有可對應的閱讀器工具程式 (如：PDF 須搭配 PDF Reader)。而影音檔案則已為您採用網路即時串流傳輸的功能，讓您不用下載就能直接在線上點選播放。另外，系統內的搜尋引擎也能就這些基本型態的附件進行全文檢索。
Q14、teamKube 在工作管理上，是否有稽催或提醒機制嗎？top
有。為有效管理工作執行進度，您能為工作設定到期前的提醒與逾期稽催通知，teamKube 就會為您主動寄發通知信給相關人員，讓工作執行更符合進度的規劃。
Q15、所有的工作進度、檔案都放到 teamKube 上後，要如何蒐尋需要的資料？top
teamKube 工作管理平台可彙整所有的工作進度與相關檔案，為讓使用者輕易找到需要的資料，已內建了搜尋引擎，輸入關鍵字就能搜尋出系統中的文字記錄與檔案(含檔名與檔案內容)，您也能用數字搜尋交辦任務的名稱與說明內容，讓您在茫茫資料海中，輕易地就能找到需要的資訊。
Q16、我們已經用 excel、word 整理待辦追蹤項目，為什麼要改用 teamKube 工作管理平台進行整理？top
如果您平常都是透過 excel 和 word 在整理待辦與追蹤工作的內容，改用 teamKube 工作管理系統整理工作，絕對能讓您省時又省力，主因是 teamKube 有以下兩個特點：
- 即時調閱待辦工作處理狀況：excel、word 都是個方便的記錄工具，它能為某個時間點的處理狀態留下記錄，但卻需要專人copy-paste 費心彙整，如果是多人會議或跨部門的會議需要彙整工作進度，對彙整的人員來說，確會形成負擔。如習慣以 teamKube 工作管理平台記錄所有工作軌跡，則所有工作當事人對事件的實際處理狀況都能忠實呈現，資料與進度也都會即時更新，如有會議需要報告或進行工作檢討時，都能按照所需項目重新匯出報表。
- 具體呈現相關的人事時地物資訊：excel、word 可記載的資訊有限，難以完整地呈現所有的處理過程。 teamKube 工作管理平台系統化地則集結了工作項目的人事時地物資訊，相關的衍生工作與會議都能迅速查找得到，無論是延伸追蹤工作進度，或回速處理歷程，都馬上掌握事情全貌。
Q17、使用 teamKube 是否可以看到同事工作的情況嗎？top
可以，協同作業的過程中，有可能需要參考他人的工作進度，但組織中對各式交辦、活動、會議卻有資安控管上的限制。為滿足這個使用需求，teamKube 工作管理平台提供了兩種方便與彈性的設定方式：
- by 角色：相關人員可看到所屬權限的資料。如無權限，即使用搜尋功能也看不到該筆資料。
- 隱私設定：teamKube 可就單筆交辦、活動、會議、文件，決定權限，確定他人是否可搜尋到這份工作或他人是否可看工作細節。
Q18、我用 MSN 也可以線上討論，為什麼要使用 teamKube？top
- 討論內容的保留程度
MSN：討論內容最終只存在個人的電腦裡，無法讓後進人員觀看之前的討論。言談間的智慧難以流傳。
teamKube：討論的內容可完整記錄並匯出成檔案，經整理後可留存於系統典藏。
- 實踐討論過程中的好點子
MSN：討論完之後若沒有特別整理，很多好點子經常不了了之。
teamKube：討論的當下即可分派任務，責任歸屬明確，不怕會議白開。
- 討論是否具有效性
MSN：多以私人用途居多，故容易出現打屁聊天的言談。
teamKube：公事使用，可專注於工作事項的討論上。
Q19、teamKube 如何處理資料權限的設定？top
我們瞭解在協同作業的過程中，既要分享資訊，又要為重要資料保密的兩難。因此 teamKube 工作管理平台採用直覺且嚴謹的權限設定方式，有雙重把關機制。
一是您可設定是否要和全系統的人分享活動、會議、或工作事項等，分享層級也可自由搭配，讓大家能看到完整紀錄，還是只看到部份資訊，甚至還可設定連查都查不到。
二是根據當事人在該項目中所扮演的角色而定。 比方說對文件的共筆者(共同作者)而言，他可以和作者一起修改內容，但不能任意刪除文件。 對交辦而言，交辦者才有權利執行退件，負責人只能回報完成。 而對會議而言，會議紀錄人員才能編纂內容以確保紀錄無誤。
