【專訪：荒野協會秘書長 林金保】 【撰稿：行銷總處】

荒野像一個大家庭，每一個個體都是獨一無二的不可或缺的角色；有人捐出時間、有人奉獻智慧、有人來會裡吸收日月精華、也有人將自己的日月精華無私地拿出來分享給大家。 這其中……《摘錄荒野心情》

成立16 年的荒野保護協會，每年會在全台舉辦上千場大大小小的活動， 從總 會、10個分會到13個聯絡處與上千名志工，都是無怨無悔熱情奉獻給這片土地。因為熱愛自然，無私分享，所以荒野人都期許自己像是蒲公英，風一吹，把更多種子給散播出去，透過研習課程、講座、體驗營、志工培訓、讀書會等各式各樣的有形活動，建構出一條緊密而強大的心靈網絡。

上千場活動　管理交辦不輕鬆

如何善管這日益龐大的組織，就成為荒野秘書長林金保的首要工作。「平均來說，我們一年會舉辦1000～2000場的活動。」曾在加拿大擔任科技業主管的林金保說：「我們有一萬多名會員、幾千名志工再加上大大小小的活動，管理交辦就成為很重要的一環。」因為行政體系屬於小而美的架構，熟悉e化管理的林金保也曾想過是否要導入公文系統來協助流程順暢，「坦白來說，公文系統比較適合中大型公司，處理複雜龐大的作業體系。」林金保表示，合適的產品用在對的地方，才能發揮預期效能。

「剛開始在推行teamKube 時，的確花了很多時 間在教育訓練，甚至還特地開一堂課，整整一天都 在跟同仁溝通這產品的運作功能模式。」林金保強 調，要改變舊有的習性的確是很挑戰同仁的作業模 式，但是過去沒有teamKube 協助時，各分會需要 透過傳真來分享公文，不但會有漏接問題，且相當 不環保，而且過去是用email 來交辦各項工作，也 沒有辦法立即查閱交辦進度，更無完善的分類及搜 尋功能，浪費了許多人力及時間。

腦筋轉個彎　活用teamKube 好分工

產品是活的，不是死的。「把teamKube 當作 公文系統來使用」，林金保靈機一動轉了個彎，開始教育同仁把收到的外來公文掃描並上傳到 teamKube，透過teamKube 來做交辦，再透過延伸交辦的功能，落實到真正該負責執行的承辦人，同時又能兼顧稽催功能。

「teamKube 的追蹤功能很強大！」林金保強調，荒野全國有10 個分會，許多分會只有一個秘書，不但要處理行政總務芝麻大小事，還有一個個活動接踵而來，亟需具有執行力的系統來協助他們，同時也可以達到協會追蹤審查制度。在還沒有導入 teamKube 之前，光是收發傳真可能就要耗費10 分鐘( 複印→紀錄→通知接收者→傳真→電話確認) ，但有了teamKube 之後，在短短幾秒內，不但同時完成交辦事項，並可存取紀錄流程，詳實記載事件全貌，不但大大提昇工作效能，同時也達到傳承紀錄的附加價值。

貼心設定　稽催提醒不逾期

另外，由於teamKube 有許多貼心功能服務，譬如：工作處理進度會顯示某一筆工作事項的狀態目前是處理中、已完成或續辦等狀態、以及這件事的優先程度是否重要、緊急等；工作到期前系統會發出提醒通知信承辦同仁，當秘書長進入首頁畫面時，系統也會用顏色標示工作是否逾期等等，連協會總務部專員曾月美也豎起大拇指肯定。

遠程 用teamKube 說故事傳經驗

未來下一步，林金保是希望能夠擴大teamKube 的 橫向整合與傳承功能，「北中南各分會都會舉辦自己的活動，卻缺乏分享的渠道。」荒野每年都會有新的志工及會員加入，在不斷擴大新血的情形下， 往往會有交接傳承的問題。試想，去年跟今年的承辦人員會不同，突發狀況會不一樣，學到的經驗與遇到的問題也不同，但這往往隨著志工變動或是職務轉換，這些珍貴的腦海知識庫就隨風而散，讓林金保相當扼腕。

「荒野是一個大家庭，很溫暖。」在因緣際會下，當時遠在加拿大的林金保加入了這個大家庭；如今，身負秘書長職務，他希望可以能凝聚更多力量，「將來希望能透過teamKube 這平台，達到執行力100% 的目標，同時讓這些寶貴的經驗心血史可以傳承再教育，達到分享紀錄傳承的功能，回饋每一個荒野種子。」林金保笑笑說。