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小心通訊軟體變成協同平台的潛在問題

撰文 | 叡揚資訊 協同作業產品事業處行銷專員 蔣青青

市面上已有很多免費群聊app,外出時如遇到需徵詢多人意見的狀況,可以開一專案群組對話討論工作,雖然滿足方便性,但是對話過程只能依時間一直排序,無法分出過程中的討論、決議、附檔分別是指專案下的哪件子工作。最近更頻頻爆出使用者被盜用帳號情事,造成使用者的朋友名單個資外洩,甚至以被盜帳號者名義發送小額扣款的網址給所有朋友名單,不堪其擾,其資料外洩問題有待改善。

企業的成功靠團隊,不是靠個人』是卡內基管理大師 Robert Kelly 的經典管理名言。他道出個人的成就一定伴隨一個偉大的貢獻團隊,畢竟個人的時間有限,能執行的工作也有限,因此如何有系統地與後勤團隊協同就是勝負關鍵。在客戶眼中工作管理系統—teamKube 扮演的正是一個溝通與進度控管的平台,可層層分工、掌握進度並連結執行過程中的溝通斷點,讓過程透明化且結構化,適用於企劃活動、專案進度控管、會議管理,甚至業務關懷紀錄等,適合各種辦公協同應用。

出了辦公室 更能體會協同工具的重要性

為了滿足各種辦公情境下的需求,定期訪談客戶需求時,發現有一類型的業務團隊不只維護客戶關係也要擔任專案的溝通橋梁,以製造業為例,業務訪談開模細節時,若沒有將客戶的需求精準傳達給工作團隊,就會造成樣品在測試/驗證階段有誤,甚至最後交貨時成品和客戶需求有落差,一個環節的錯誤將動輒幾百萬的損失。

溝通首重精準傳達 才能有效執行

那究竟要如何無縫接軌的溝通呢?一般來說,若是簡單且可立即處理的工作用電話聯繫當然最快,但是若該工作的複雜度較高,甚至必須要附檔給對方時就必須再發 email 給對方,造成使用兩種工具來溝通一件事,反而不方便。或者有種情形是工作的期程較長,在電話或 email 中沒有清楚說明事情的限辦日、重要程度等,一旦交辦者忘了追蹤這件事,就會耽擱處理進度。

多人同時對話 難以歸納事件結論

市面上已有很多免費群聊 app 取代電話與email,外出時如遇到需徵詢多人意見的狀況,可以開一專案群組對話討論工作,雖然滿足方便性,但是對話過程只能依時間一直排序,無法分出過程中的討論、決議、附檔分別是指專案下的哪件子工作,甚至多個子工作在群組中交叉討論,造成解讀時扭曲了原意。例如,在專案群聊中,同時間A和B在討論客訴問題、C和D在討論產品規格變更問題,對於較晚看到對話內容的其他專員就搞不清楚說得分別是哪件事,或者以為是同一件事,反而降低溝通效率。

選擇協同工具 資安層面不可忽視

只要涉及商業溝通行為,內容不乏商業機密或關鍵技術,因此資安也不容忽視,最近韓國知名通訊 app 頻頻爆出使用者被盜用帳號情事,造成使用者的朋友名單個資外洩,甚至以被盜帳號者名義發送小額扣款的網址給所有朋友名單,不堪其擾,其資料外洩問題有待改善。

工欲善其事必先利其器 用對協同工具少走冤枉路

有鑑於此,深受肯定的工作管理系統 teamKube 推出行動化工作模組— weHelp,可取代 email、電話、通訊軟體 app,達到溝通準確性、安全性與便利性。只要在 weHelp 輸入工作事項、限辦日以及選擇優先程度(緊急、重要、普通、次要、不急),後勤團隊即可收到待辦訊息,對後勤團隊來說,也可依限辦日和優先程度規劃工作排程。另外,weHelp結合智慧型手機的多媒體功能,可選擇手機裡的圖檔或即時拍攝照片提供對方參考,或利用錄音方式詳述工作內容,因此透過附檔與口述的搭配,後勤團隊更容易理解工作內容,提高任務執行的精準度。

善用草稿紀錄當下思維 細節不遺漏

weHelp 同時也提供進度回報功能,對經常在外的業務、駐外同仁來說非常適用。除了用文字回報進度之外,同樣提供選擇照片、即時拍攝照片與錄音方式進行回報。有時工作未到可回報給主管的階段,但又想即時紀錄目前執行的狀況以免忘記,此時可利用撰寫草稿功能,隨時打開草稿進行編修,完成後再行回報,有效把握零碎時間處處都可辦公。weHelp 結合智能手機多媒體功能即時管理工作資訊,滿足行動辦公的即時性、臨時性、變動性的需求,讓協同辦公能打破時間與空間限制並精準執行與掌握進度。